Im Datenschutzhandbuch der w3 GmbH werden die im Unternehmen geltenden Regeln zum Umgang mit personenbezogenen Daten definiert.

Die Ziele des Datenschutzes und die damit verbundene Einhaltung der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind in der Leitlinie zu Datenschutz und Informationssicherheit festgehalten. Die Unternehmensleitung dokumentiert mit der Leitlinie ihre Verantwortung für die Einhaltung von Datenschutz und Informationssicherheit.

Aus der Leitlinie ergibt sich auch die Aufbauorganisation für die Umsetzung des Datenschutzes. Neben dem Datenschutzbeauftragten gibt es auch sein sog. Datenschutz- und Informationssicherheitsteam (DST). Dieses hat die Aufgabe, Maßnahmen zur Einhaltung von Datenschutzvorgaben zu planen, bei der Umsetzung mitzuwirken und die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen regelmäßig zu evaluieren und erforderliche Anpassungen vorzunehmen.

Das Datenschutzhandbuch enthält die wesentlichen Richtlinien, die für den Umgang mit personenbezogenen Daten gelten. Von den Richtlinien darf nur abgewichen werden, wenn ein Vorgesetzter der Abweichung vorher zugestimmt hat. Abweichungen von den Richtlinien müssen begründet sein.

Dieses Datenschutzhandbuch und die jeweils aktuelle Fassung sind für alle Mitarbeiter verbindlich. Änderungen am Datenschutzhandbuch sind den Beschäftigten über die Historie des Wiki zugänglich.

In diesem Datenschutzhandbuch ist die von der Unternehmensleitung verabschiedete Leitlinie zu Datenschutz und Informationssicherheit wiedergegeben.

Im Anschluss daran finden sich die einzuhaltenden Richtlinien für den Umgang mit personenbezogenen Daten bzw. „Informationen“.