Elektronische Kommunikation per E-Mail, eingesetzte Software: Tobit David in der aktuellsten Version

Es werden nachfolgende Daten/Datenkategorien verarbeitet:

• „Bestandsdaten“ – Name
• E-Mail-Adresse
• ggf. weitere Headerdaten
• „Inhaltsdaten“ (Inhalte von E-Mails – „Body“)

Betroffene Personengruppen:

• Beschäftigte
• Kunden / Interessenten
• Vertragspartner
• sonstige Dritte

Mitarbeiter, Vorgesetzte, Kunden, Vertragspartner, jeweilige Empfänger der E-Mail

Eine Datenübermittlung in Drittländer findet dann statt, wenn sich der jeweilige Kommunikationspartner in einem Drittstaat befindet.

Darüber hinaus kann bei einer Kommunikation per E-Mail über das Internet grundsätzlich nicht ausgeschlossen werden, dass E-Mails über Kommunikationssysteme in Drittstaaten geroutet werden.

Für E-Mails gelten, soweit diese als Geschäftsbriefe zu qualifizieren sind, Aufbewahrungspflichten nach dem HGB. Die Aufbewahrungspflicht bezieht sich auf einen Zeitraum von 6 Jahren.

Nach Ablauf dieser Frist werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Durchführung oder Beendigung von Verträgen erforderlich sind.

Kurzfristigere Löschungen werden in besonderen Bereichen (z.B. Bewerberdaten) vorgenommen.

Alle anderen Emails, die nicht als Geschäftsbriefe zu qualisfizieren sind, werden durch die Anwender gelöscht.

Der E-Mail-Server befindet sich im Serverraum. Insoweit gelten die allgemeinen technischen und organisatorischen Maßnahmen, auf die insoweit verwiesen wird.

E-Mail-Account-Inhaber, Administratoren

Der Softarehersteller Tobit hat keinen Zugang zum System oder zu gespeicherten Emails.

• Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO
• Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO
• Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO
• Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO