Für den Großteil der Beschäftigten findet eine Zeiterfassung statt.
Dazu gehören die Mitarbeiter der Druckerei, des Lettershops, der Werbetechnik, der Webentwicklung, alle Mitarbeiter der Druckvorstufe sowie alle Reinigungskräfte.
Ausgenommen davon sind:
*alle Vertriebsmitarbeiter
*die Geschäftsführer
Die Zeiterfassung dient der Berechnung des Monatsgehalts und der Führung des Stundenkontingents.
Es werden nachfolgende Daten/Datenkategorien verarbeitet:
Folgende Personen sind betroffen:
Die Erhebung der Daten erfolgt mittels Software am PC.
Eine Übermittlung von Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies für die Erbringung vertraglicher Pflichten gegenüber den Kunden oder Beschäftigten erforderlich ist, z.B. an den Steuerberater. Ferner muss ggf. eine Übermittlung von Daten an Dritte erfolgen, wenn es eine gesetzliche Pflicht zur Datenübermittlung gibt.
Eine Übermittlung von Daten in Drittstaaten findet grundsätzlich nicht statt.
Die Zeiterfassungsdaten werden zum Nachweis der Berechnung der Arbeitszeiten für zwei Jahre gespeichert, um den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) zu entsprechen. Im Anschluss werden die Daten gelöscht, soweit eine weitere Speicherung nicht unerlässlich für die Durchsetzung oder Abwehr von rechtlichen Ansprüchen erforderlich ist.
Für die Zeiterfassung wird die Software Time-Organizer verwendet. Diese Applikation läuft auf einem virtuellen Server. Der virtuelle Server befindet sich auf Server Term1 im Serverraum der w3 GmbH. Neben den allgemeinen technischen und organisatorischen Maßnahmen, auf die insoweit verwiesen wird, ist eine zusätzlich Anmeldung auf die Virtualisierungsumgebung für einen administrativen Zugriff erforderlich. Die Anmeldung zur Erfassung erfolgt über die Mitarbeiternummer mit Passwort, administrative Zugriffe siehe Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen
Auf die Daten der Zeiterfassung haben nur die Administratoren und die Mitarbeiter der Personalabteilung Zugriff. Ein teilweiser Zugriff kann auch für Vorgesetzte von Beschäftigten eingerichtet werden, sofern die Einsichtnahme in die Zeiterfassungsdaten der betreffenden Beschäftigten erforderlich ist, z.B. bei Streitigkeiten vor dem Arbeitsgericht um geleistete Arbeitsstunden/Überstunden. Die Softwarehersteller von Time Organizer und Stratos I-Point haben keinerlei Zugang auf System oder gespeicherte Daten.